Để cung cấp cho khách hàng nhiều sản phẩm và dịch vụ dịch thuật chuyên nghiệp và chất lượng cao, chúng tôi đặt vấn đề bảo mật thông tin khách hàng, bảo mật nội dung tài liệu lên hàng đầu. Cam kết về bảo mật là một điều khoản quan trọng trong hợp đồng dịch thuật mà các công ty dịch thuật chuyên nghiệp phải tuyệt đối thực hiện và tuân thủ nghiêm ngặt.
Trách nhiệm của Hồng Linh trong bảo mật tài liệu cho khách hàng
Bảo mật tài liệu, dữ liệu là sự sống còn của bất kỳ công ty nào. Hiểu được điều đó, Dịch thuật HỒNG LINH cam kết bảo mật thông tin khách hàng, bảo mật tài liệu dịch thuật từ phía khách hàng bất kể tài liệu dịch nào đi chăng nữa dù chỉ là một giấy chứng nhận, giấy bảo lãnh, văn bản cho tới những tài liệu quan trọng như : Hồ sơ thầu, tài liệu kỹ thuật, chuyển giao công nghệ, … Vậy trách nhiệm của từng bên đối với công tác bảo mật tài liệu như thế nào? thực hiện như thế nào ?
Những quy tắc bảo mật tài liệu dịch thuật của Hồng Linh
+ Trách nhiệm bảo mật tài liệu đối với công ty dịch thuật
Chúng tôi luôn sẵn sàng chịu trách nhiệm cao nhất về sự an toàn của tài liệu. Tất cả các thông tin tài liệu của khách hàng đều được bảo mật tuyêt đối theo đúng tiêu chuẩn bảo mật.
Chỉ cho phép nhân viên, khách hàng và những người cần biết thông tin tài liệu để cải thiện chất lượng bản dịch. Những cá nhân này bị ràng buộc bởi nghĩa vụ bảo mật và có thể chịu kỷ luật, bao gồm những quy định trong hợp đồng với Công ty và có thể truy tố hình sự, khi họ vi phạm các nghĩa vụ này.
+ Đối với Nhân viên dịch thuật
Nhân viên thuộc phòng dịch thuật không được liên hệ với cơ quan, cá nhân có liên quan đến tài liệu, dự án dịch bằng bất cứ hình thức nào. Tuyệt đối không tiết lộ nội dung trong tài liệu dịch với bất cứ ai.
+ Đối với Cộng tác viên
Cộng tác viên của Công ty Dịch thuật Hồng Linh đều là những người cam kết làm việc lâu dài và bị ràng buộc bởi các quy định bảo mật chặt chẽ của công ty về quá trình xử lý mỗi hợp đồng, cũng như sau khi giao sản phẩm. Cộng tác viên được yêu cầu xóa toàn bộ các file chứa nội dung hợp đồng trên các phương tiện lưu trữ cá nhân 6 giờ sau khi trả bài.
Đối với loại tài liệu quan trọng và có tính chất bảo mật cấp độ cao, ưu tiên như tài liệu chính phủ, dự án, tài chính … , chúng tôi sẽ hủy tài liệu ngay sau khi thanh toán hợp đồng và lấy xác nhận từ phía khách hàng.
Chúng tôi nhận thức được rằng bảo mật thông tin và tài liệu của khách trong thời đại công nghệ thông tin ngày nay là hết sức quan trọng, do đó dịch thuật Hồng Linh đã xây dựng và ban hành chính sách bảo mật dưới đây:
- Nhân viên dịch thuật công chứng tại công ty hoặc cộng tác viên dịch thuật phải ký bản cam kết bảo mật thông tin khách hàng với công ty, tuyệt đối không được tiết lộ nội dung tài liệu cho bất kỳ ai.
- Sau khi hoàn thành bản dịch, bộ phận dịch phải bàn giao toàn bộ bản gốc và bản dịch (bản cứng hoặc bản mềm) cho bộ phận quản lý tài liệu của công ty.
- Công ty ký cam kết bảo mật thông tin với khách hàng nếu khách hàng yêu cầu. Khi chưa được sự đồng ý hoặc uỷ quyền bằng văn bản, email, hoặc phương tiện liên lạc khác của khách hàng, công ty không được phép tiết lộ nội dung tài liệu cho bất cứ bên thứ ba nào không liên quan hoặc không được uỷ quyền.
- Nghiêm cấm mọi hành vi sao chép tài liệu khách hàng của nhân viên tại công ty, hoặc mang tài liệu của khách hàng ra khỏi công ty dưới bất kỳ hình thức nào nếu chưa được khách hàng hoặc công ty đồng ý bằng văn bản, email, hoặc các phương tiện liên lạc khác.
- Dữ liệu chuyên môn của từng dự án dịch thuật sẽ được lưu trữ một cách hệ thống, khoa học để dễ dàng tra cứu, sử dụng khi cần thiết.
- Mọi tài liệu gốc của khách hàng sẽ được xóa khỏi hệ thống máy tính của nhân viên và các cấp quản lý theo yêu cầu của khách hàng sau khi tài liệu được bàn giao cho khách hàng.
- Công tác hủy tài liệu được giám sát dưới sự quản lý chặt chẽ của cấp quản lý bằng phương tiện, hệ thống phần mềm hiện đại và không có khả năng hồi phục dữ liệu.
- Mọi cá nhân có trách nhiệm bảo mật thông tin và tài liệu của khách hàng nêu trên bị ràng buộc bởi chính sách bảo mật của công ty, nếu vi phạm bất kỳ quy định nào trong chính sách này đều có thể phải chịu các hình thức kỷ luật bao gồm cả chấm dứt hợp đồng lao động hoặc chịu trách nhiệm trước pháp luật.
